仕事が速い理由 河合の場合

2015年9月7日 

河合亜沙美

こんにちは、河合です。
部長になって数日、仕事量が増えてきました。

それでも、今まで通りお客様にしっかりと対応するために、
今まで以上に気を付けてやっていることがあります。

それが、「タスク整理」。

最近違う方のブログなどでも、『仕事が速い』なんて言っていただけ、
少し嬉しくなっているところなのですが、
一人ひとり、仕事のやり方というものがあって、
それが私は速く見えるやり方をしているのかもしれないな、と思い
一度自分がどんなふうに仕事を進めているのかを書いてみることにしました。


まず、お客様との打ち合わせ、または上司などからお仕事の話を聞きます。
その時は、本当に自分だけで読める程度になってしまうのですが、
重要で、あとから思い出すキッカケにもなるキーワードをメモに書き、
とにかく聞きこぼすことのないように、書きとめていきます。

その際、頭の中で、ここでこれを聞いておこう、
これは後からでも聞ける、というのをちょっと整理します。

打ち合わせはとても大切で、「聞く」だけではなく、
その場でできる提案があったらお話をしたり、
内容をまとめて、こういうことですねと同意をいただいたり、
できるだけその場で、案件の目的、意向の共有を図ることが
これからの仕事を順調に進められるか、の鍵になります。


打ち合わせ後、PCに向かいまずすることは、フォルダ作成です。
会社名_案件名_日付 などわかりやすいフォルダ名にします。

そこに、今打ち合わせで聞いた内容を、
先程書いたキーワードを見ながら、事細かに書いていきます。

しかしこれは、【概要】なので、
<仕様>
<先方の希望>
<目的>
などにわけて書いておくノートのようなものになります。
肝心な企画部分は、後からじっくりと考えます。

これが書けたら、先程作ったフォルダにしまい、
さらに、
「進行中」フォルダに入れます。

次に、私がメモ帳で作成している「仕事帳」という秘密メモが登場します。
これは、ディーシーエスに入ったころから続けている習慣で、
何をやらなければならないかを優先順位順に書いたものです。

仕事帳→進行中フォルダ→案件フォルダ
というように、リンクが貼れたらいいな、といつも思いつつ…。

一応頭の中で整理して繋げるために、ここには、
やらなければならないことを少し落とし込んだ内容を書いています。

今の案件だと、次にすることのメインは「企画」、
その他には、「請負書作成」、「デザイナーへ依頼」「写真撮影依頼」などになります。

このメモは、優先順位順にカテゴライズしています。

<連絡・メール>

<企画>

<案件企画修正>

<WEB事業部>

<コーディング>

<委員会>

このような感じ。
やはり、電話をすることやメールをすることは、
午前中、早いうちから動くべきことなので、一番優先順位が高いです。
しかも17時過ぎてしまうと、連絡がつかなくなることもあるので、
次の日に絶対に電話をすぐに掛けなければ!なんてことは、
一番上に書きます。

例えば先程の案件だと、
<企画> の中に、
○○株式会社 B4 チラシ企画 9/10まで 誘導ストーリーを作り連絡する 9/7 午前中

というような形で書きます。
しかしこれも、沢山になりすぎて、その日1日どうやって動くべきかが
混乱することもたまにあります。

その時は、1日のみのやらなければならいことを
さきほどの「仕事帳」を元に、優先順位順に上から書いたメモをつくり、
終わったら 済 とつけます

A様へTEL 済
サイト修正 済
○○企画

みたいな感じです。
これは1日が終わればすぐに捨ててしまいます。
あくまでメモ帳です。

大切なのは、途中に出てきた「仕事帳」。
消えてしまうと困るので、コピーなどを作っておいたりします。

今はPCで様々なツールが出ていますが、
私はWordとメモ帳があれば、仕事のタスクは管理できるかな、と思っています。

そして、手で字を書くメモは、
書いたことがなくならないため、安心ですが、
案件が終われば捨てるのに困るものになったりもします。

それに、タイピングや、コピーペーストなどで、
メモ帳の作成は速くすることができますが、
手書きには限界があります。

様々な要因から考えても、メモ帳は、
今の仕事の内容的にも、私にとって便利なツールなのです。

仕事を速くするためのコツ、になったかはわかりませんが、
整理することで、無駄を省き、
その分考えることに時間を使えているように思います。


あとは…、
やっぱりタイピングでしょう!

午前中ずっとメールと電話で終わる日もありますが、
メールを速く打てて、打ち間違いなく、疲れずにできると、
それだけ、企画などに回せる体力が変わります。

以前子供を産んだころ、
あまりにキーボード打ちたい症候群にかかり、
それが原因で働き始めた、というのもあったりします。
キーボードが打てるだけで幸せ!とか思っていた時期が…。

そんなにタイピング好きにならなくても良いですが、
タイピングを速くすることは、毎日10分の鍛錬の積み重ねなので、
どうしたらいいのか、と思った時にはまずはやってみるのも良いかもしれません。

その時「速く打とう」ではなく、「正確に打とう」を意識することが大事です。
速さは自然に身に付きますが、間違ったタイピングで速くなった癖は、なかなか戻せません。

そんなところで ブログタスクは済になりました。

P.s
そういえば、
先週の金曜日の健康診断で、両目の視力が上がっていました。

高校の1~3年の間に両目とも1.5→0.4まで下がっていたのですが、
左1.2 右1.5
という驚くべき結果に。

現在、朝から晩までPCに向かっていて、夜寝る前もスマホをいじっているような生活をしていますが、
それでも視力が回復したのは今の環境が目にとって、
実は悪くないということなんでしょうか。

こういう仕事をしていると、一番心配されるのは視力低下ではないかなと思うのですが、
今のところ、安心なようです。